Notre temps est notre bien le plus précieux.
Pourtant, combien de managers terminent leurs journées épuisés, avec l’impression de n’avoir fait que courir après le temps ?
Emails en cascade, réunions à rallonge, appels imprévus… On s’active, on s’épuise, et au final, les vraies priorités restent sur la touche. Pourquoi ?
Parce que l’illusion de l’urgence s’est installée comme un virus dans nos agendas. Et tant que l’on ne décide pas de ce qui est prioritaire, on devient esclave de son environnement.
Voilà pourquoi la gestion des priorités quand on est manager est fondamentale.
« L’urgence est souvent le refuge de ceux qui n’ont pas de stratégie. »
1. Gestion des priorités du manager: Différencier l’urgent du pressant
Une histoire pour démarrer
L’histoire du professeur et de l’aquarium est un excellent reflet de cette réalité.
Un jour, un professeur entre en classe avec un grand bocal en verre. Sur son bureau, il dépose des pierres, des graviers, du sable et un pichet d’eau. Il demande à ses élèves de remplir l’aquarium avec tous ces éléments. Les élèves commencent par le sable, puis les graviers, mais les grosses pierres ne rentrent plus.
Puis, ils essayent dans l’autre sens : les pierres d’abord, puis les graviers, puis le sable. Cette fois, tout tient parfaitement.
Ce que cela nous apprend en terme de gestion des priorités ?
Tout est une question de choix. Comme beaucoup de choses dans la vie, me direz-vous.
Dans cet exemple, si on ne place pas les grosses pierres en premier – nos priorités –, le reste ne tiendra jamais.
Dans le quotidien d’un manager, c’est pareil : tant que l’on n’a pas défini ce qui est réellement important, le reste s’impose à nous.
Alors c’est quoi LA priorité ?
Réponse de normand : ça dépend de chacun. 🤓
Mais on a coutume de dire que pour tenir sur le long court, il faut prendre soin de soi d’abord (comme dans l’avion, on met d’abord son masque avant de s’occuper des autres). Donc la première chose à placer dans l’agenda sont les temps pour soi (de vacances, les temps de repos, les temps ressourçants, etc). Puis, le reste progressivement.
Moi quand j’ai oublié de mettre mon masque en premier ➡️
Gestion des priorités : les techniques de manager pour prioriser sans stress
1️⃣ Partir du macro pour aller au micro
Les entreprises performantes fonctionnent sur un business model clair : d’abord la vision, ensuite les objectifs stratégiques, enfin les actions quotidiennes.
➡️ Objectifs à 1 an → Objectifs trimestriels → Objectifs mensuels
Concrètement ça donne quoi ?
Prenez le temps de définir vos priorités sur le long terme, puis déclinez-les avec des questions ouvertes :
- Comment ?
- De quoi ai-je besoin ?
- De qui ai-je besoin ?
- Quand ?
- Où vais-je le faire ?
- Pourquoi ? Quel est le sens ?
En utilisant cette technique de questionnement bien connue et utilisée dans de nombreux domaines, dont le coaching, vous aurez des priorités plus claires.
2️⃣ Visualiser ces objectifs dans un tableau clair
Tracer un tableau à 4 colonnes (trimestres) et 4 lignes (mois) permet de voir d’un coup d’œil les objectifs et les actions associées. Cela aide à structurer sa vision et à garder le cap.
Pour ceux qui ne sont des afficionados du tableau et qui ont l’esprit plus créatif, n’hésitez pas à utiliser un vision board ou le mind mapping. Dans ce cas, prenez une grande feuille A3 ou ouvrez un outil de mapping, écrivez au milieu vos priorités long terme puis autour, vos objectifs trimestriels. Et enfin vos actions principales.
3️⃣ Planifier ses rendez-vous avec soi-même
⏰ Chaque semaine, commencez par bloquer dans votre agenda du temps pour vous-même. C’est votre carburant. Puis, intégrez les grandes thématiques (management, prospection, administratif), et enfin les tâches récurrentes.
✍️ Ensuite, réservez des créneaux pour les grosses actions liées à vos objectifs.
C’est comme ça que vous arriverez à aller au bout des choses importantes en décelant plus facilement ce qui peut être éviter (les réunions inutiles ou les tâches délégables).
Petit rappel à toute fin utile : vous êtes comme les autres, vos journées ne durent QUE 24H. Ne surchargez pas et soyez honnête avec vous même.
L’outil essentiel de la gestion des priorités du manager : La matrice d’Eisenhower
C’est quoi la matrice d’Eisenhower ?
Pour ne plus céder aux fausses urgences, l’outil de la matrice d’Eisenhower est redoutablement efficace. Bien connue des accompagnements en management et des formation en gestion des priorités, cette matrice se décline en 4 cadrants:
- Urgent & Important – À FAIRE IMMÉDIATEMENT → Tâches critiques avec des échéances courtes (ex : résoudre une crise, livrer un projet).
- Important mais pas Urgent – À PLANIFIER → Tâches stratégiques qui apportent de la valeur sur le long terme (ex : formation, développement personnel).
- Urgent mais Pas Important – À DÉLÉGUER → Tâches pressantes mais sans grande valeur ajoutée personnelle (ex : réunions inutiles, e-mails non stratégiques).
- Ni Urgent, Ni Important – À ÉLIMINER → Distractions et pertes de temps (ex : réseaux sociaux, discussions non productives).
Les astuces pour appliquer la matrice au quotidien
On reprend les éléments vus plus haut et on l’applique à la matrice. Commencez donc chaque journée avec une tâche du Quadrant 2 pour avancer sur le long terme.
Puis, utilisez des outils comme Trello, Notion ou Outlook pour structurer vos actions.
Ensuite, limitez les interruptions car vous avez besoin de concentration et de calme. Donc n’hésitez pas à désactiver les notifications lors de vos créneaux de travail.
Enfin, faites un bilan hebdomadaire pour ajuster vos priorités et procéder à de l’amélioration continue.
Choisissez vos priorités ou elles vous choisiront.
La vraie maîtrise du temps n’est pas de tout faire. C’est de faire ce qui compte.
👉 Et vous, quelles sont vos grosses pierres pour cette semaine ?
N’attendez pas que l’urgent prenne le pas sur l’important. Planifiez, priorisez, avancez.
Tu veux en savoir plus sur mes accompagnements individuels et collectifs ?
N’hésite pas à prendre rdv avec moi pour découvrir mes offres et mon approche la plus adaptée à ta problématique.
Photo de Ch_pski